Brug projektlisten til at undgå stress: En GTD’ers historie

Trines skrivebord i dag

Jeg havde svært ved at prioritere min tid og vidste egentlig heller ikke, hvor arbejdet startede og sluttede. Min løsning var at arbejde mere, for ingen skulle nogensinde komme og sige ‘Det har Trine ikke gjort’.

Billedet herover er af Trines skrivebord som det ser ud i dag, men sådan har det ikke altid set ud. For 2 år siden var det fyldt med bunker, både fysisk på skrivebordet og inde bag skærmen. Hendes arbejde var fordelt på et virvar af noter på tværs af A4 spiralblokke og Post-It’s kombineret med kalenderbegivenheder/emails og evigt skiftende prioriteringer fra mellemledere. I praksis umuligt at vælge, hvad der var rigtigt at give sig i kast med.

‘Det er weekend, skal du nu arbejde igen?’ -Ja, det er jeg desværre nødt til, det her skal laves.

Mængden af arbejde kombineret med en lang daglig transporttid og rollen som kæreste og bonusmor for 3 blev for meget. Resultatet blev en sygemelding.

Kom stærkere tilbage fra stress

Da Trine kom tilbage på arbejdspladsen igen, blev hun af sin chef præsenteret for GTD, hvorefter hun og hendes kollega kom med på vores Fundamentet-kurset.

Første skridt var for mig Inbox Zero og få lavet nogle gode lister at arbejde ud fra – projekter og næste handlinger hjalp mig med at skabe overblik. At lære at identificere næste handling var meget værdifuldt.

Trine fortæller desuden at det er svært i bakspejlet at forstå hvorfor og hvordan arbejdet tog styringen over hendes liv.

Hvorfor er vi så bange for at være ærlige og sige, at vi gerne vil prioritere tid med familien? Hvorfor skal målet være at arbejde mange timer, i stedet for at arbejde “gode” timer?

På Trines nye arbejdsplads tog de i fællesskab fat fra starten og gjorde rammerne helt klare: Trines pligtopfyldende natur gav hende en naturlig tendens til at udføre opgaverne til 130% når 100% var tilstrækkeligt (eller 80% når omstændighederne krævede det). Ligeledes gjorde hun det klart fra starten at hendes prioriteter var klare – hun var meget fleksibel, men samtidig måtte hun også gøre det klart at work-life balance er vigtig. Og det blev rigtig godt modtaget!

Min chef er super glad for de rene linier og den måde jeg arbejder på. Jeg har overblikket og ved hvor meget tid jeg har – han ved hele tiden, hvor han har mig og ved at jeg siger til, hvis det kniber med at nå tingene eller har brug for at få bekræftet prioriteringerne, når tiden er knap. Her er projektlisten uundværlig.

Et knivskarpt GTD-system

Trine har i dag alle opgaver registreret på hendes projektliste med næste handlinger – et knivskarpt GTD-system, som giver hende overblikket så hun kan arbejde på de rigtige ting. Og det har hjulpet på arbejdstiderne og øget hendes produktivitet betydeligt, som betyder at Trines kunder får det bedste udbytte fra hende.

Hun sørger for at få lavet sin Ugentlig Gennemgang og har også tilpasset og suppleret systemet så det passer til hendes behov ved brug af daglige tilpassede sedler. Hun er meget opmærksom på ikke at blive styret af email-indbakken, som hun (og mange andre) slås med.

Jeg er hjemme, når jeg er hjemme.

Familien har også lagt mærke til at hun er mentalt tilstede når hun er hjemme – arbejdet kommer næsten aldrig med hjem og i de sjældne tilfælde hvor det gør, så får hun effektivt taget hånd om det. Derudover har hun bemærket, at hun er blevet gladere og har meget mere overskud efter at have taget teknikkerne i brug – blandt andet fordi teknikkerne har hjulpet på den evigt dårlige samvittighed over uløste opgaver.

Hvad er næste skridt for hende i GTD-verdenen?

Jeg mangler stadig de større refleksioner. GTD er uundværligt på det daglige plan og har allerede lært mig at have mere fokus på familien, så jeg ser frem til at få et endnu skarpere billede af mine Fokushorisonter.

 

Har du også en historie om GTD, som du gerne vil dele med os? Så skriv meget gerne til os på lars.henriksen@gtdnordic.dk.


Vi bruger cookies for at gøre din brugeroplevelse så relevant som muligt. Læs mere i Privatlivspolitik & Om cookies.