“Det handler om at nå frem til en bedre udgave af mig selv”: En GTD’ers historie

Hvordan ser det ud når en GTD’er genopfrisker sit system? Hvilke tanker kan der ligge bag og hvordan kan det så se ud, når man kommer i mål?

Dette har Michael Dreves, dansk GTD-entusiast som til daglig er Senior Sales Executive hos Fujitsu, gjort sig mange erfaringer med. Sat i bevægelse af begivenhederne i 2020 foretog han en større gennemgang og genopfriskning af sin arbejdsmåde og sit system – læs med herunder for høre om hans spændende og velovervejede rejse i GTD-verdenen, med hans egne ord.

(System) Re-boot: Min vej til et forbedret GTD system

Som for alle andre, har 2020 også for mig budt på mange forandringer i den tunge ende. Midt i isolationen dukkede der nye erkendelser op, og behovet for forandringer blev tydeligt. Nogle styrede jeg selv, mens der var andre, som jeg var magtesløs overfor. Mit sociale liv forandrede sig i samme øjeblik, vi blev sendt hjem for at arbejde, ungerne ankom, hjemmeskolen gjorde sin entré, alt rykkede online, og nyhedskanaler kørte breaking historier døgnet rundt i mange uger.

Bevidstheden og ønsket om en anden nærhed og opmærksomhed meldte sig. Forholdet til mine nærmeste mennesker, venner, kolleger, naboer og omgangskredse fra mine fritidsaktiviteter, blev på mange måder forandret med et slag. Det var medvirkende til, at jeg fik behov for at få kigget op i horisonterne og tænke over, hvad jeg gerne ville opnå på lang og mellemlang sigt. Hvem var jeg egentlig gået hen og blevet, hvad var mine prioriteter, og var de, som de skulle være?

Noget af det fineste ved GTD er i mine øjne, at tankesættet og processerne kan anvendes på alt. Nej, det er ikke raketvidenskab, men det kan bruges til at bygge raketter. Det kan også bruges til at tage et grundigt kig på livet. Men uanset hvad vi hver især bruger GTD til, så kaster GTD lys på virkeligheden igennem sin konkrete logik og struktur, og den måde det får os til at tænke og handle på. Det gælder, uanset om vi er magtesløse overfor de forandringer, livet byder på, eller om vi selv træffer vigtige beslutninger i små og store projekter, som påvirker det, vi gør, og dem vi er.

GTD giver ikke svaret på livets store og små spørgsmål. Men det giver et værktøj til at skabe klarhed over, hvilke prioriteter bør sigte efter. For mig er GTD godt at bruge til at gå på opdagelse i de utallige muligheder, livet byder på eller, på sin egen måde, udsætter mig for. Det giver også mental plads til at få initiativer udført og, på inviterende vis, skubber det mig stille og roligt frem mod en udvikling og forbedret i praksis, fordi jeg får tænkt mere holistisk over det, jeg favner i mit liv; mine relationer, mit arbejde og ønskerne for min fremtid.

Så, forandringer var der som sagt rigeligt af i 2020, og min eksisterende praksis stod ikke mål med dem. I takt med at forandringerne skete, voksede behovet for at arbejde mere fokuseret med de øvre horisonter. Men samtidig måtte jeg erkende, at min praksis hang fast. Mit system var blevet for komplekst, og det afholdt mig fra at komme til det niveau, jeg gerne ville være på, samtidig med at forandringerne skyllede ind over mit liv.

Hvordan ens system ser ud, afhænger helt af, hvor man er med sin praksis og hvor man gerne vil hen med GTD. Mit system var vokset sig for komplekst i forhold til praksis, og det hæmmede mit udbytte af GTD. Problemet havde været det samme, hvis praksis var vokset fra mit system og ikke givet mig det udbytte jeg skal bruge i praksis, men opgaven havde været en helt anden. Praksis og system er understøttende funktioner for hinanden, og skal ses som en helhed, uanset om man arbejder med papir og blyant eller overvejende digitalt.

Det gamle system

Da jeg kiggede grundigt på mit system blev det klar, at det var dårligt organiseret og mine ansvarsområder var ikke veldefinerede. Mine lister flød med opgaver, jeg ikke havde reflekteret over, eller som burde være faldet for 2-minutters reglen, og derfor aldrig skulle have været i mit system eller optrådt på mine lister. Opgaver opstod per automatik fra mange forskellige indbakker, fordi jeg havde brugt tid og energi på at automatisere min indsamling. Det gav en falsk følelse af, at jeg havde det hele med, og det resulterede selvsagt i uklare og intetsigende næste handlinger. Sagt på en anden måde, så var det reelle indhold i mit system, lange, dårlige lister med uklare næste handlinger, aktiviteter og halvgjorte checklister, som kun i få tilfælde havde karakter af veldefinerede projekter med et klart slutmål.

Konsekvensen af, at opgaverne ikke var organiseret ordentligt i sunde projekter, var, at det, jeg skulle bidrage med, i de fleste tilfælde var utydeligt, hvorfor listerne ikke blev særligt brugbare. Jeg havde overbevist mig selv om, at når der bare stod ”noget” på mine lister, så var det ”safe”, og jeg betragtede det nærmest som udført. Jeg kunne jo altid kigge i mit system, når jeg fik besøg af den der dårlige fornemmelse, fx når mine medmennesker kiggede lidt tomt og overbærende på mig.

Udsættelserne sneg sig ind i min praksis, og jeg mistede lysten til at kigge på mine lister, fordi jeg inderst inde godt vidste, at det var spild af tid. Min Ugentlige Gennemgang blev først udsat og forsvandt siden helt sammen med udbyttet af GTD, som blev reduceret til en hensigtserklæring, endnu et uklart projekt, der havnede på min indre Someday/Maybe liste. GTD virkede i tanken frastødende, og det skulle tage mig en rum tid at give efter for realiteterne og lave både system og praksis om. Skal jeg takke 2020 for noget, så er det at bringe mig i en situation, hvor jeg kom til den erkendelse og indså nødvendigheden af at komme op på GTD-hesten igen.

Vejen til det nye system går igennem erkendelser

I sommers havde jeg besøg af min GTD-makker i sommerhuset på Odden. Det blev til en lang, grundig og givende samtale. Bagefter stod det klart, at der var tale om et større stykke arbejde, som var mere gennemgribende end blot at revidere mine lister, finde nye og bedre tags, eller købe endnu et stykke magisk software. Hvis GTD skulle give en større gevinst i det daglige, og i mit horisontarbejde, så kaldte opgaven i høj grad på en forbedret praksis, som måtte frembringes ved at arbejde med mit grundniveau. Hvis jeg ikke gjorde det, ville uklarheden helt naturligt flytte ind i både praksis og system, og det naturlige udkomme ville være tæt tåge og lav sigtbarhed hele vejen mod 5. horisont.

Da jeg kiggede på mine projekter i et mere regelret GTD lys, kunne de organiseres i mindre projekter med tydelige formål. De fremstod klarere og, som en afledt gevinst, begyndte der at tegne sig relevante ansvarsområder. Fx havde jeg organiseret alle næste handlinger i min rolle som spejderleder for 25 børn mellem 8 og 10 år, i ét stort projekt uden formål eller endemål. Det var en slags container af opgaver, som godt nok var relateret til spejderarbejdet, men de skulle, og kunne, organiseres i mindre projekt som fx ”Planlæg Sommerlejr 2020”, ”Gå 15km med Minierne”, ”Planlæg gruppeweekend i shelter”, ”Bygge en vulkan”, ”Indkøb til Nørdmærke”, ”Planlæge Kyst-til-Kyst vandring” osv. Undervejs blev det tydeligt, at det, jeg laver med spejderne, hænger godt sammen med mit mål om at gøre et stykke frivilligt arbejde, hvilket igen er funderet i mine værdier og interesser. Det bidrog med både glæde og fornyet energi, og da jeg hen over sommeren blev spurgt, om jeg havde mod på et år mere, var svaret et reflekteret, ”Ja, selvfølgelig har jeg det!”. På den måde var det for mig et konkret udbytte af gennemgangen af mine projekter, at den resulterede i nogle veldefinerede ansvarsområder.

Praksis og systemer udvikler sig bedst i nogenlunde samme tempo for at understøtte hinanden bedst muligt. Det var min erkendelse efter tre år med GTD. Yin findes ikke uden Yang, og de to skal være i så god balance som muligt. Det er nok kun i kortere perioder, det reelt er sådan, men det er et fokusområde for mig at der skal etableres – og bevares – en så tæt sammenhæng, som muligt. De to må aldrig blive blokerende for hinandens udvikling.

Mit system indeholder både det, jeg skal og det jeg vil. Når både skal og vil er etableret som en del af min praksis og præsenteres for mig i listeform, så skal de være klare, tydelige, let forståelige og naturligvis til at handle på. Listerne skal også være dynamiske og lette at tilpasse, når virkeligheden ændrer sig. Det skal være sikkert, at mine næste handlinger optræder i den rigtige sammenhæng og på det rigtige tidspunkt. Det lyder måske oplagt, men for mig er realiteten den, at det faktisk er en større opgave end som så. Derfor er det en kontinuerlig overvejelse, der indgår i min Ugentlige Gennemgang.

Sidst, men ikke mindst, skal systemet understøtte mig i mit arbejde med de øvre horisonter – det jeg kalder mit horisontarbejde. Ud over alt det jeg skal, vil jeg gerne kunne se, om jeg faktisk får gjort noget af alt det, jeg vil og har ambitioner om på kort og længere sigt. Har jeg fx projekter og handlinger, som understøtter de ambitioner, jeg har i år eller om 3-4 år? Eller er der områder, som jeg skal rette fokus mod og andre jeg skal komme ud af? Jeg vil også gerne sikre mig, at jeg får de spørgsmål præsenteret løbende, så en travl periode ikke betyder, at jeg ubevidst nedprioriterer dette væsentlige punkt.

For mig er mine lister det vigtigste udbytte af mit system. Det er listerne, jeg skal kunne arbejde ud fra, og hvis jeg sigter efter at kunne det, så har det en afsmittende virkning på både system og praksis. Listerne skal være vedkommende og relevante, og det er min erfaring, at de bedst bliver det ved at fastholde fokus på at udvikle en sund praksis.

Værktøjskassen

Min digitale værktøjskasse var blevet for omfangsrig, og jeg måtte tage et alvorligt kig på alle de automatiseringer og små applikationer, jeg brugte i større eller mindre grad. Min overvejelse var, for hvert stykke software, om det kunne bidrage til mit system på en konsistent måde i det lange løb. De overvejelser gjorde det også klart, at jeg skulle indføre en fysisk indbakke, en notesbog og en god kuglepen eller blyant, og jeg måtte forlade princippet om, at mit system skulle være helt digitalt.

Indsamling

Hjørnestenen i mit workflow er OmniFocus . Det er en applikation, hvis primære opgave er at være taskmanager, og den laver mine lister for mig baseret på min indsamling og afklaring. Det er gennemprøvet og solid software, som jeg sætter pris på hver dag. Det er let at få data ind fra forskellige kilder, og jeg synes OmniFocus særligt udmærker sig ved at være noget af det mest fleksible, jeg er stødt på, til at lave lister, ”GTD-style”. Men der er mange muligheder i OmniFocus, og det er faktisk én af dets få svagheder. Jeg har brugt meget tid dybt nede i forskellige kaninhuller, som jeg har fundet i OmniFocus. I perioder har det betydet, at min fokus flyttede sig fra min praksis til ”alt det man kan i OmniFocus”. Et godt tip, når man begynder med OmniFocus, er ”tænk stort, men begynd – for din egen skyld – småt”. Hvis du gør det, så har du til gengæld en taskmanager, som kan vokse sammen med dig hele vejen.

Til at føde data til min taskmanager bruger jeg forskellige applikationer. De kommer og går, og jeg afprøver næsten altid nogle nye, fordi jeg synes det er interessant. Men jeg benytter mest at skrive direkte ind i OmniFocus, hvor jeg med et quick entry beskriver en næste handling, tilknytter den et projekt, tilføjer tags og sætter Defer Dates på.

Når jeg deltager i møder, bruger jeg i hovedtræk Drafts til mine noter. Drafts er eminent til at håndtere tekst, tanker og ideer og noter fra et møde sendes direkte til min taskmanager og enkelte linjer kan markeres så de optræder som nye næste handlinger i min taskmanager.

Papir

Som alle andre, modtager jeg selvfølgelig også papir. Det ender i min fysiske indbakke, hvorfra det digitaliseres ved hjælp af en scanner, som er let tilgængelig og som pr. automatik flytter dokumenter ind i mit referencesystem.

E-mail

E-mails er en stor kilde til projekter og næste handlinger, som er kandidater til at komme i min taskmanager, og håndteres efter GTD-bogen. Det reducerede omgående mængden af ”skrald” i min taskmanager, at jeg stoppede automatiseret forward til den. Hvor jeg i mit gamle system prøvede at afklare alle opgaver i min taskmanager, så er det i dag tanker, jeg gør mig, inden jeg sender noget til den. Den ændrede praksis giver også en mulighed for at tage en dialog med andre deltagere om formål, bidrag, tid osv., inden et nyt projekt eller en ny next action sendes videre til afklaring og organisering i min taskmanager.

Ideer, tanker og de hurtige mundtlige aftaler

Der er flere gode måder at indsamle denne type af opgaver på. For mig er det ofte de hurtige mundtlige aftaler, som har en tendens til ikke at blive skrevet ned – og dermed til at gå tabt. Jeg bruger en notesbog og et lille værktøj, der hedder Braintoss. Der kan jeg skrive små noter, indtale en besked til mig selv eller tage et billede. Alle tre typer sendes direkte til min taskmanager inbox, så de er ude af mit hoved, men ligger et sted, som jeg ved, at jeg kommer tilbage til inden for kort tid.

Struktur, abstraktionslag og tags

Jeg har valgt at anvende tags i min taskmanager og på mine filer, for at skabe en abstrakt sammenhæng for mig selv mellem de to elementer af mit GTD system. Forestil dig gule post-its, som du sætter på alt muligt du kommer forbi, mapper, papir, tanker, ideer, mennesker osv. Det virker ikke så godt med de små gule lapper i virkeligheden, men princippet er fint, og det giver store muligheder, når det kan styres fra en computer, og når det bliver brugt i et GTD system.

For mig er et abstraktionslag vigtigt, fordi mennesker og aktiviteter ofte indgår i forskellige projekter, horisonter på kryds og tværs og i forskelige sammenhænge. Tags er det abstraktionslag, der giver mulighed for at lave lister på tværs i min taskmanager og, fordi jeg benytter samme tag struktur i mit reference system, udvikler det sig til ét samlet system. Så længe der findes tag funktionalitet i den software, jeg benytter, virker det, og det er enkelt at udvikle mit system, ændre praksis og at tilføje brugen af nye og forbedrede applikationer.

Jeg har defineret en sæt meta-tags, som afspejler mine ansvarsområder, mine projekter og nogle få kategorier, der er vigtige i min hverdag. I min taskmanager er kontekst udbygget med abstrakte tags. Det er et kerne-element i mit system og udgør grundlaget for dannelse af mine lister. Uden tags, ingen lister. Det er et kontinuerligt arbejde at vedligeholde den struktur, men jeg synes det bliver mindre og mindre, efterhånden som det sætter sig i hjerne og fingre.

For hver af de fire børn, jeg er far til, har jeg nedskrevne målsætninger, og de målsætninger lever i mit GTD system sammen med dem. Jeg har fx en overordnet målsætning om at bringe min yngste teenager godt, trygt og sikkert ind i hendes nært forestående voksenliv. Jeg har lagt Natural Planning Model (også kaldet NPM, GTDnordic’s podcast-afsnit om modellen finder du her) ned over både målsætninger og aktiviteterne og har jeg en mindmap, som jeg vedligeholder. Aktiviteterne kan være at tage hende på en dannelsesrejse i kunsten og kulturen, arrangere en ene-weekend i et shelter eller tage en snak med hende om hendes skole. Handlingerne i de projekter og aktiviteter, jeg har med hende, rækker både ind i far-datter forholdet, i aktiviteterne på hendes skole og med hendes klasselærer og selvfølgelig i relationen til hendes mor.

På den måde giver tags mig mulighed for at sætte fokus på målsætninger, jeg har i mit system og i min praksis. Jeg kan hurtigt få et overblik over projekter og næste handlinger, hvor et tag indgår. Det er også hurtigt for mig at lave en ad hoc-liste, der skal give mening her og nu. Jeg bruger samme praksis i forhold til de kunder, jeg arbejder med. Naturligvis med andre målsætninger og andre tags, men det virker godt, og når systemet skal indramme hele mig, er det vigtigt at der findes tydelige målsætninger og klare næste handlinger, som lever i sundt definerede projekter inden for hvert af mine ansvarsområder.

Organisering, projekter og checklister

Der var store gevinster ved at fokusere på de dårligt organiserede handlinger og få dem delt ud i mindre projekter fra det gamle system. Jeg havde også som ambition at begynde at anvende Natural Planning Model, inden jeg tog mit GTD Projekter og Prioriteter-kursus. Både kurset og NPM har haft en stor påvirkning på mit nye system, fordi det har udviklet min praksis meget. Når jeg har skullet svare på, hvad formålet med projektet er, hvilke principper som gælder og hvordan et godt projekt ser ud osv, har brug af modellen den betydning, at min organisering og næste handlinger bliver lettere og mere ligetil at skrive. Når sandheden skal frem, så er det ikke alle projekter jeg bruger NPM på. Det vigtigste for mig er at have tankesættet med mig, når jeg laver nye og lidt større projekter. Ved at lægge NPM ind over min praksis, har jeg opnået bedre og mere værdifulde lister. Jeg blev selv mere bevidst om hvorfor jeg fx bruger tid på det at være spejderleder, hvad der kunne skabe en god sommerlejer med Covid-19 restriktioner, hvorfor vi egentlig bruger en uges sommerferie og hvad vi gerne vil, med de unge som er den primære årsag til at vi bruger tiden.

Der er rutineprægede ting, jeg gør på rygmarven. Jeg ved fx godt hvad jeg skal have pakket i min rygsæk når jeg skal ud at vandre eller have en weekend med ungerne i det fri. Jeg ved også godt hvorfor jeg gør det og hvordan jeg får en fantastisk tur. Alligevel er det et shelter, som skal bookes, en mor som skal tages i ed på turen, en kalender som skal opdateres og research på nye oplevelser der skal tænkes ind.

Checklister

Checklister har deres plads. For at blive i udelivet, så har jeg checklister for fx pakning når jeg skal på en længere tur, eller når det er tid til mine kajakker skal efterses og vedligeholdes så de er klar til at komme på havet igen og stadig være sikre til de bølger jeg evner at padle i. Der er også ting og sager jeg gerne vil mindes om at få gjort med jævne mellemrum. Fx kan det godt ske at jeg glemmer at afkalke min espressomaskine. Det er på sigt en rigtig dårlig ide, når jeg nu har brugt tid på at finde præcis den jeg virkelig gerne ville have resten af mit liv og tilsvarende mange penge på at indkøbe den.

Efter oprydningen i handlinger, projekterne og ansvarsområder blev det tydeligt, hvad der skulle på checklister og hvordan de skulle organiseres. Det er af stor værdi for mig at huske og revidere mine lister når jeg har brugt dem. På den måde bliver de naturligt mere vedkommende og meningsfyldte. At have checklister som kan bruges, er af de ting som jeg mærker omgående som et udbytte af GTD. Jeg ved, præcis hvad der skal gøres når sommerhuset skal lukkes ned, og jeg behøver ikke tænke opgaven igennem inden jeg står der og det skal ske. Det er bare at kigge på listen og se at få det udført. Den energi jeg har brugt på min checkliste, skal jeg ikke bruge næste gang der skal lukkes ned.

Referencebibliotek

Jeg ønsker et tæt integreret og velorganiseret referencebibliotek. I min hverdag, modtager jeg en del dokumenter, præsentationer mv. og jeg arbejder også 99% digitalt. En god del af det skal bruges som materiale, der understøtter de projekter jeg er i gang med, og derfor vil jeg gerne have materialet let og hurtigt tilgængelige i mit projekt arbejde. Jeg har en række forskellige muligheder for at organisere det, men først og fremmest var det vigtigt at have en fast struktur, der var til at regne med. Da den først var etableret, kunne jeg begynde at kigge på hvordan mine filer var tilgængelige. Ved at anvende samme struktur som i min taksmanager blev de tilgængelige på en hurtig og enkel måde.

Min use-case er, at når jeg kigger på projekter som har referencemateriale, så er det typisk også dokumenter, som indeholder dokumenter, der stammer fra Natural Planning Model. Det er praktisk med to klik at kunne bringe mit mindmap frem mens jeg er i projektet. Derudover, er der dokumenter jeg skriver på, præsentationer jeg er i gang med, inspirationsmateriale mv.

Jeg vil gerne sikre, at det er hurtigt og enkelt at få dokumenterne flyttet ind i den struktur, jeg har brugt tid på at udvikle, så derfor arbejder jeg med en Action Folder eller en digital GTD inbox. Ideen er, at alt hvad der skal i referencebiblioteket, skal gemmes i Action Folder. Herefter skal automatikken tage over og selv flytte dokumenter på plads.

Action-Folder – en digital inbox

Jeg har én folder i mit system, hvor alt det, jeg skal gemme i mit reference system bliver lagt. Når der så lander en fil deri, benytter jeg Hazel til automatisk at flytte filen på plads i mit referencesystem på bagrund af tags som jeg altid tilføjer, når jeg gemmer en fil. Når jeg opretter nye projekter, som jeg regner med vil kalde på dokumenter til at understøtte projektet, laver jeg en simpel regel i Hazel. De fleste regler bliver kopieret fra en eksisterende regel, og derfor skal jeg kun ændre på de tilknyttede tags og destinations foldere. Når filen ankommer i Action Folder, kan jeg så regne med, at den automatisk og konsistent flyttes til den rigtige folder i mit reference system. Hazel kan også kigge ind i indholdet af filer. Lander der fx en fil i min Action Folder fra min internetudbyder, som indeholder mit kundenummer, så genkender Hazel det, og filen flyttes til den folder, hvor jeg opbevarer den slags.

Til at bygge bro mellem min taskmanager og mit referencesystem, benytter jeg et en lille app, der hedder Hook. Hook er en lille perle af et værktøj til at lave pæne, formaterede links, som jeg kopierer ind i mit projekt i min taskmanager. Når jeg modtager en relevant mail, et link ude på nettet, eller et dokument som er relevant for mit projekt, bruger jeg Hook. Hook er designet til at holder styr på hvor filerne ligger placeret, også hvis de bliver flyttet rundt. Det er usigeligt praktisk, og det sikrer at når jeg har et fint formateret link stående på en next action, så er jeg sikker på at kunne finde reference-dokumentet frem igen, selvom en fil eller en mail i mellemtiden har skiftet placering. Det er også så viseligt indrettet, at hvis jeg har linket en mail til fx min GTD makker, og han har samme mail, så vil mit hook link give ham adgang til den samme mail igennem et link, som jeg måske sender til ham via Messenger (hvis han da ellers ville tage sig sammen og begynde at bruge Hook 😊).

Så, konklusionen er, at lidt arbejde med at bygge en god struktur, en simpel ændring af praksis (alt går i Action Folder), og noget anvendelig automatisering i Hazel nu sikrer, at jeg har en god konsistens i behandlingen af filer, jeg enten modtager eller selv skaber. Indholdet og vedligeholdelse af Action-Folder, er en del af mit weekly review og (”Get Clear”). Action Folder skal være så tom som muligt, når jeg er færdig, og som minimum skal jeg have en gode ide om hvad ligger tilbage i folderen. Så kan jeg også hurtigt bygge nye regler for håndteringen af filer, når jeg er færdig med mit review.

Perspektiverne i det nye system

Et ”perspektiv” i OmniFocus er dybest set den funktion, som genererer de lister, jeg skal bruge. Ud over lister om mit horisontarbejde, der mere er målsætninger end egentlige projekter, har jeg GTD lister som Call, Agenda, Waiting-for, Someday/Maybe, Read/Review, Create osv. Min taskmanager indeholder et Today perspektiv, som viser mig hvad der er på menuen for i dag. OmniFocus indeholder desuden et Forecast perspektiv, som viser min kalender og præsenterer aktuelle next actions i samme perspektiv, og som rækker en uge frem. Today og Forecast udgør tilsammen mine lister for next actions. Alle perspektiver er opbygget så enkelt og standardiseret som muligt, og de er dannet på baggrund af tags, jeg har anvendt i projekter eller på de enkelte næste handlinger, fx Waiting-for, Call, Read, Create og alt det som ikke er handlingsorienteret, men mere rammer horisonter og affirmations og dermed målorienteret.

Måden, jeg har organiseret mine projekter på, er identisk med mine ansvarsområder, og jeg har et perspektiv som viser mine aktive projekter med mulighed for at folde de enkelte projekter ud hvis der er noget jeg skal se nærmere på. På den her måde synes jeg at jeg har et system som understøtter min praksis. Det benytter kun få elementer som også er understøttet i andre systemer, hvilket betyder, at når der skal laves om igen, bliver opgaven mindre gennemgribende og lettere at gå i gang med.

GTD er igennem de seneste år blevet mere og mere indarbejdet i alt det, jeg gør. Det er en ændring af livsstil og den slags tager tid, og jeg har undervejs bestemt ikke haft oplevelsen af, at det var en mirakelkur for mig. Men som tiden er gået, er jeg blevet bedre og bedre til at holde mig på hesten, og det har givet mig sunde gevinster som jeg glædes over hver dag. Og særligt vigtigt, har jeg fået kastet lys på de horisonterne, som ligger over de basale grund niveauer.

Som alt andet arbejde, så sker det ikke i GTD og det gælder også mit arbejde med horisonterne. Men GTD tilbyder en god metodik, når der skal kigges op og ud. Jeg har som et af mine mål i livet at jeg ønsker at bidrage til børn og unge igennem frivilligt arbejde. Det lyder selvfølgelig forholdsvis enkelt, men GTD giver mig metoden til at sikre, at jeg fra tid til anden får kigget mine aktiviteter igennem. Når jeg fx vælger at være leder for en gruppe unge spejdere, så er det velovervejet og i overensstemmelse med et mål, som jeg måske først er blevet rigtig bevidst om gennem mit arbejde med GTD. Jeg evaluerer igennem mine Ugentlige Gennemgange, hvorvidt det jeg laver stemmer overens med, og bidrager til noget, jeg gerne vil nå i mit liv, gør det fordi jeg gerne vil, og ikke kun fordi det er noget, jeg engang har sagt ja til.

Ved min Ugentlige Gennemgang kigger jeg på hvilke opgaver, der rækker ind i de forskellige horisonter og mål jeg har. Jeg overvejer, hvorvidt udkommet stadig er relevant og meningsfyldt. Jeg stiller også spørgsmål ved, om det stadig er realistisk, når jeg kigger på egen formåen, tid og datoer eller om der er behov for en genforhandling.

Fremover

Når jeg taler med GTD’ere i forskellige sammenhænge, er det min oplevelse at det er forskelligt hvad vi hver især ønsker at få ud af vores metodik. Nogen ønsker alene at bruge GTD til at holde styr på deres job-relaterede aktiviteter og projekter, mens andre har behov for at have projekter fra både arbejdslivet og privatlivet med i deres praksis. Jeg tilhører dem, som gerne vil favne både job og privatliv og få kastet et “GTD lys” over det hele. For mig er det fine ved GTD, at metoden kan favne alt og anvendes af alle. Derfor er det også forskelligt, hvordan praksis og systemer, og hvad det ønskede udbyttet er.

GTD er noget, jeg gør for mig selv, med mig selv. Jo, andre mennesker bliver selvsagt involveret og påvirket direkte eller indirekte. Men essensen for mig er, at det handler om at nå frem til en holdbar, bedre udgave af mig selv. Derfor skal mit system altid understøtte min praksis så den frit kan udvikle sig og tilpasses, så den rummer de forandringer, fremtiden har at byde på. Så længe systemet er understøttende for min praksis og giver de gode overblik, jeg skal bruge, så er jeg et godt sted og 2020 kan være 2020….

Det går nok.

 

Ovenstående artikel skrevet af Michael Dreves.


Vi bruger cookies for at gøre din brugeroplevelse så relevant som muligt. Læs mere i Privatlivspolitik & Om cookies.