Danskerne spilder timer hver eneste dag, både på arbejde og derhjemme – hvordan kan vi undgå det? Det handler om at forberede dig mens du har god energi, så selv når du har mindst energi, kan du komme videre med de tunge opgaver. Læs herunder hvorfor og hvordan du bedst gør det.
Klokken er 18:43 og en spaghetti danser gennem luften ved spisebordet. Den efterfølges af et mindre brøl fra Max, vores søn. Det er tydeligt, at vi var for sent på den med aftensmaden i dag. Og når vi er det, så finder Max på den slags udfoldelser.
De fleste Facebook-besøg finder sted klokken 15
Vi er egentlig heldige at have en ret sød dreng. Men når han bliver træt, så foretager han sig “mindre hensigtsmæssige ting”. Det samme gør du, omend (formentlig) ikke med flyvende pasta. Men du foretager (oversprings)handlinger, som du (den kloge del af dig) godt ved, du ikke burde. Og jo senere det er, jo mere stiger sandsynligheden for at du foretager dig “mindre hensigtsmæssige ting”.
Dit energi-niveau svinger
Bag ved “beslutningen” om en overspringshandling ligger ofte dit energi-niveau: Jo mindre energi du har, jo mindre kan du overskue at foretage dig. Derfor drages du mod let overskuelige ting efter en lang arbejdsdag. Og verden i dag er fuld af lette ting – Facebook, Ekstra Bladet og en smartphone ved fingerspidserne. Evolutionært er vi ikke udstyrede til at håndtere dette: Ifølge Forbes spilder 9/10 medarbejdere tid på arbejdspladsen og de fleste spilder mere end 1 time hver eneste dag!
Meget af denne statistik kan blive rettet op ved hjælp af simple teknikker (se eksempelvis Afklarings-trinnet i GTD) og der er flere grunde til at rette op på dette. Du får selvsagt klaret flere ting, men du vil også have det bedre med dig selv fordi du undgår den dårlige samvittighed, som hænger uløseligt sammen med overspringshandlinger (efter de er sket).
Fremskridt uanset energiniveau
Alle kan være produktive når de er fulde af energi eller har en nært forestående deadline. Men hvordan forbliver du produktiv når du er på lav-energi-stadiet? Udover at forbedre energien generelt (fx motionere, spise et stykke frugt/nødder om eftermiddagen etc.), så handler det om at strukturere dit arbejde, så du kan arbejde på selv de mest komplekse projekter uanset energi-niveau.
En rejse på tusinde mil starter med et enkelt skridt. -Lao Tzu
Selv dine mest komplekse opgaver har en næste handling: Hvad er det næste fysisk synlige, jeg skal foretage mig for at komme et skridt videre med denne opgave? Hvis du har læst med i nogle af vore tidligere artikler, ved du hvor centralt dette koncept er i GTD. Og ved at anvende teknikkerne fra GTD, vil du altid have en liste over alle mulige næste handlinger ved hånden – dem kan du foretage dig, uanset energi-niveau. Her er et eksempel fra en af mine lister:
Jeg er træt, men jeg kan da godt lige…
Min personlige erfaring er, at et kig på huskelisten kl. 15:07 ofte endte med en indre dialog ala “Det kan jeg ikke lige overskue, lad mig lige se, hvad der sker på min telefon”. Men hvis du har de rette lister kan du ændre det til “Jeg kan ikke lige overskue at…”:
- ..færdiggøre regnskabet for 2016. Men jeg kan da godt lige finde mappen med bilag frem.
- ..udgive en artikel med Firma X. Men jeg kan da godt lige skrive til Anne og høre, om hun har set på det oplæg, jeg sendte tidligere.
- ..etablere selskabet i Danmark. Men jeg kan da godt lige skimme noterne fra mødet med advokaten og sende en opsummering til Morten.
De fleste gammeldags huskelister har gerne en variant af den første del stående, men det vil typisk overvælde din hjerne og sende dig ind på Facebook.com – hvem kan overskue lige at færdiggøre årsregnskabet? Omvendt vil du opleve, at du oftest er tiltrukket til at udføre en enkelt næste handling. Og når du har foretaget den næste handling, så er det let “lige at tage den næste handling”. Og så den næste. På denne måde kan du være produktiv hele dagen – også i perioder med lav energi.
Udover den vundne tid ved at håndtere dit arbejde ved det lave energi-niveau, ved vi fra undersøgelser af en gruppe seminar-deltagere i Brasilien, at de sparede 2 timer hver dag på e-mail-håndtering, møder m.m. Læs yderligere om overspringshandlinger og projekter/næste handlinger her og vore danske seminarer her.
