Om GTD – Getting Things Done

Getting Things Done® (GTD) er en metode til personlig produktivitet, som er udviklet af David Allen og udkom som bog med samme titel i 2001. Bogen blev opdateret i 2015 og findes også på dansk.

Metodens udgangspunkt er at man ikke skal opbevare forpligtigelser og idéer i hovedet men i stedet flytte dem til et system du stoler på. Derefter gennemgår man systemet ofte nok til at kunne give slip på det og stole på at man ser tingene når man har behov for det. Klik på det følgende link for at se en video om to grundprincipper i GTD.

Din hjerne er fantastisk til at få idéer – ikke til at opbevare dem

Getting Things Done® (GTD) beskriver et sæt gode vaner som kan læres. Disse vaner hænger sammen og udgør en systematisk tilgang til opgavehåndtering som ifølge forfatteren, og bogens underoverskrift, leder til stressfri produktivitet.

Forudsætninger for metoden

Ved at opbevare idéer og forpligtigelser udenfor hovedet frigøres det David Allen kalder for psykisk RAM, som man i stedet kan bruge til at få tingene gjort og til at være kreativ.

Allen baserer denne tankegang på bl.a. George A. Millers studie fra 1956: The Magical Number Seven, Plus or Minus Two, som beskriver at hjernens arbejdshukommelse kun kan holde syv ting samtidig, plus/minus to. Hvis man skal huske flere ting glemmer man noget andet.

Allens teori er at hvis hovedet er fyldt op med tanker om idéer og forpligtigelser vil det ikke fungere optimalt og der vil opstå negativ stress som følge af fokus på alle disse ventende opgaver.

Ved at opbevare idéer og forpligtigelser udenfor hovedet i et system du stoler på vil stressniveauet sænkes og produktiviteten øges.

Dit hoved er ikke en indbakke

Terminologi

David Allen opbygger desuden en begrebsliste i bogen. Nogen af de centrale tilføjede begreber er:

  • Projekt:Ethvert udfald som kræver flere skridt og som kan udføres indenfor et år.
  • Næste handling:Den næste fysiske synlige handling som bevæger noget mod at blive færdigt. Det er specifikt nok til at vide hvor det sker og med hvilke værktøjer (om nogen). Det er hvordan “at gøre” ser ud.
  • Kontekst: Hvor er du og hvad har du brug for for at udføre den næste handling. F.eks. Kontor, Telefon, Ærinde.
  • Tom indbakke: Alle indbakker (digitale og fysiske) skal være tomme efter en gennemgang.
  • Opgavelister/GTD-system: Bruges til at holde styr på projekter og de næste handlinger som skal udgøres for at komme nærmere på det ønskede udfald. Systemet kan være digitalt eller papirbaseret.

Principper

Indsamle

  • Opsamling af alle idéer og potentielle forpligtelser i en eller flere indbakker. Disse kan være fysiske eller digitale.

Afklare

  • Tag den øverste ting i indbakken og spørg “Hvad er dette?”
  • Spørg derefter “Kræver dette handling?”
  • Hvis svaret er nej er der tre muligheder:
    • Skal det smides ud?
    • Skal det gemmes og genovervejes i fremtiden?
    • Skal det arkiveres så man kan finde det frem en anden gang om nødvendigt?
  • Hvis svaret er ja er der ligeledes tre muligheder:
    • Tager den næste fysiske handling mindre end to minutter at afslutte? Gør det med det samme!
    • Tager opgaven mere end to minutter? I så fald, spørg “Er jeg den rette til at udføre denne opgave?”:
      • Er svaret nej, så delegér den til den rette person og notér at du afventer deres handling
      • Er svaret ja, så skriv den ind på opgavelisten/i systemet så du kan tage dig af det senere.

Organisere

  • Opgaver som skal udføres på en bestemt dato eller et bestemt tidspunkt skrives ind i kalenderen mens de resterende opgaver som udføres “ved førstkommende lejlighed” skrives på en liste over opgaver.

Reflektere

  • Få tømt hovedet: Opsamle alt papirbaseret materiale såsom visitkort, kvitteringer, Post-It’s m.m. og læg det i en indbakke. Tøm hovedet for alle idéer og forpligtigelser, skriv dem ned og læg dem i indbakken. Gennemgå det hele og organisér opgaverne så du igen har en tom indbakke.
  • Bliv opdateret: Gennemgå alle dine opgavelister og tilføj opgaver du har glemt eller udeladt tidligere. Gør det samme med din kalender, projektlister og andre steder som kan indeholde forpligtelser.
  • Vær kreativ: Se på din Engang/måske-liste for at finde eventuelle projekter du nu er klar til at tage fat på. Vær kreative og modig: Hvilke nye tankevækkende, spændende og kreative projekter kan nu finde vej ind i dit system?

Udføre

  • Udfør de planlagte næste handlinger baseret på hvor du er og hvilke værktøj du har ved hånden.

Vi bruger cookies for at gøre din brugeroplevelse så relevant som muligt. Læs mere her.