Tanker om en papirbaseret tilgang til GTD

Denne artikel er skrevet af Thorbjørn Gude Weber – maskinteknisk koordinator hos Energiproduktion i Aarhus og dansk GTD-entusiast. Thorbjørns artikel kommer som kontrast til Michael Dreves’ artikel om hans digitale system og automatisering, for hvordan ser det ud når det hele (næsten) bliver papirbaseret? Og så i sidste ende, alligevel retur til det digitale, mange erfaringer rigere. Læs med herunder.

GTD handler for mig på mange måder om at opdage og afdække friktion i mit liv. Det gælder ikke mindst de systemer jeg har valgt at lægge i min værktøjskasse. Jeg er stadig ret ny i feltet, og har lige rundet mit første år med GTD. Jeg har helt fra starten været opmærksom på hvad der i min hverdag giver mig friktion.

Efter bogens anbefaling begyndte jeg på papir, men efter kort tid var der ikke mere plads i det system jeg havde valgt. Det var ikke skalerbart i det omfang jeg havde behov for. Jeg følte også at jeg havde ret godt styr på principperne, så jeg tænkte om ikke det var tid til at skifte til en digital platform. En ny frihed (og ansvar, som jeg senere erfarede) lå for fødderne af mig. Aldrig mere skulle jeg bekymre mig om der var plads nok.

Nu kunne jeg endelig få fanget alt uden at skulle bekymre mig om plads, og jeg kunne søge på tværs af hele mit system. Jeg skulle heller ikke skrive de samme næste handlinger flere gange, jeg kunne bare nøjes med at føje et tag til den kontekst de tilhørte. Jeg havde alle muligheder for at få styr på alting. Jeg blev klogere. Det gik fint i starten, men stille og roligt begyndte det at smuldre.

Mit system var blevet for komplekst til at jeg kunne overskue det. Ideen med tags var i teorien en rigtig god ide, jeg var bare ikke moden nok til at bruge dem fornuftigt. Men det var langt fra den eneste udfordring jeg mødte på min vej ind i det digitale univers.

Et taktilt menneske

Jeg har altid været et meget taktilt menneske. Som barn spillede jeg klassisk klaver, og mine fingre udviklede hurtigt en sofistikeret taktil respons i min hjerne. Når jeg spillede, kom jeg ofte i flow, hvor jeg glemte tid og sted og alt omkring mig. Kombinationen af stykket jeg kunne udenad, musikkens emotionelle stemning og mine fingres anslag mod tangenterne gik op i en højere enhed, og mine fingerspidsers arbejde blev koblet til min kærlighed til musikken. Min passion for at bruge mine hænder har bragt mig på mange vidunderlige rejser med at tegne, male, lave kalligrafi, træskærearbejde, og bygge og opfinde ting. Det har altid faldt mig naturligt at skabe fysiske ting.

Derfor skete der også noget uventet da jeg flyttede mit system over i den digitale verden. Jeg følte at afstanden mellem mig og mine ideer blev overraskende stor, en fornemmelse af at de var forsvundet, nu hvor jeg ikke kunne tage og føle på dem. Friktionen i mit digitale system kom til udtryk i følgende:

  1. Jeg følte mine ideer var spærret inde i et univers jeg aldrig kan besøge. Som et sort hul, hvor en begivenhedshorisont af glas omdanner mine tanker til bits uden tekstur, og mine ideer mister deres identitet. Jeg kan se mine ideer, men jeg kan ikke røre dem. Se dem kan jeg knapt nok også. Selv på min kæmpe tablet havde jeg svært ved at danne mig et overblik, fordi tingene gemte sig i mapper og undermapper. Det var umuligt at se det hele på en gang. Skærmen var som en lommelygte, der kun kan fokusere på det lyskeglen rammer. Jeg havde brug for at kunne lyse hele ”rummet” op. Jeg ved godt at man til dagligt er interesseret i at se det der netop er relevant for den kontekst man befinder sig i, men når der skal reflekteres, og der trædes en etage op, kunne min skærm ikke hjælpe mig.
  2. Når nu GTD er blevet så central en del af min hverdag, har jeg brug for at alle aspekter af min interaktion med mit system tilfredsstiller hele mit jeg. Med en glasplade eller et computertastatur foran mig, mister jeg en stor del af brugeroplevelsen på det taktile felt. Når jeg interagerer med en glasplade, er det som at spise en ret uden smag. Det ser fint ud når man står i buffeten, men i det øjeblik man får det i munden bliver man skuffet. Jeg blev simpelthen ikke stimuleret i tilstrækkelig grad og synes helt generelt det er træls at skulle tappe på en glasplade. Jeg bruger også min smartphones dikteringsfunktion så ofte jeg kan, fordi det er hurtigt, og jeg slipper for at tappe
  3. Når man opbygger et digitalt system, undgår man ikke at skulle lave en form for mapper og undermapper til ens lister. For mit vedkommende ophobede der sig en masse ting i diverse afkroge. Udover dette synes jeg det er uforholdsmæssigt besværligt at slette noget på en telefon. Manøvren består ofte i at swipe til den ene eller anden side, tappe på et ikon af en skraldespand, og til sidst tappe igen for at bekræfte. På papir er der to skridt; krøl sammen, smid ud. Mit indre barn synes det er sjovere at krølle et rigtigt stykke papir sammen og smide det i en rigtig skraldespand.

Efter længere tids frustration over forholdet mellem min glasplade og jeg, besluttede jeg mig for at starte forfra, og vende tilbage til papir.

Hvorfor et papirbaseret system virker for mig

Først skal det lige nævnes at jeg ikke er 100% analog. Jeg har stadig referencemateriale, kalender og mail på digitale platforme, men mit cockpit er min læderombundne ”bog”, jeg kommer tilbage til senere.

Jeg sidder til dagligt mange timer foran en skærm. Derfor er det rart en gang imellem at interagere med et fysisk objekt, og skrive noget ned i hånden. Min hjerne husker bedre, når jeg har skrevet det i hånden. Med mit papirbaserede system har jeg en distraktionsfri zone, der ikke bombarderer mig med notifikationer i tide og utide, og jeg fristes i mindre grad ned i diverse kaninhuller. Min opmærksomhed bliver hurtigt fanget af alt muligt andet, så jeg har brug for al den hjælp jeg kan få, til at holde mit fokus.

Det er også en af grundende til at både første og andet udkast til denne artikel bliver skrevet på en mekanisk skrivemaskine. Her går det taktile, det offline og det analoge op i en højere enhed. Mit papirbaserede system er simpelt, og det skærer en masse unødvendigt stress væk fra en hektisk hverdag. Jeg har brug for et system der hverken er afhængigt af strøm eller datasignal til omverdenen. Selvom det er simpelt, kan grundformen antage uendelige former.

Et blankt stykke papir kan blive til hvad som helst.

Min nuværende løsning

Som med livet, er alting en rejse og det er på ingen måde anderledes med mit system. Jeg finder af og til på ændringer og små forbedringer, der skærer endnu en flig af den samlede friktion i mit system. Følgende er en beskrivelse af min nuværende opsætning i starten af 2021.

Inden jeg fortsætter, vil jeg informere om, at jeg bruger en blanding af danske og engelske betegnelser både i resten af denne tekst og i mit system. Jeg vælger de ord, jeg synes passer bedst, og jeg er ikke konsekvent med hvad jeg kalder tingene.

Opsætning

Den fysiske del af mit system består pt af følgende komponenter.

Notesblok i læderomslag, A6

Med mig i lommen har jeg altid et lille læderomslag i A6 størrelse. Omslaget var oprindeligt til en A6 notesbog. Heri har jeg en lille notesblok i højre side, sammen men en gelpen. Når jeg har skrevet en note, river jeg siden af, folder den på midten, og lægger den i en lomme i venstre side af bogen. Denne lomme er en mini-indbakke.

Bag lommen har jeg et lamineret stykke papir med alle triggerpunkterne fra David Allens Incompletion Trigger list. Den ene side er privat, den anden er professionelt. Nu har jeg muligheden for, uanset hvor jeg er, at lave et mini-mindsweep. Om natten ligger min bog på mit natbord foldet ud, så den er klar til at modtage ideer med det samme. Efter jeg er begyndt at bruge GTD vågner jeg sjældent om natten med en ide, da jeg som regel får skrevet tingene ned i løbet af dagen. Men jeg sover bedre når bogen ligger dér.

Læderomslag i A5 med NA lister, waiting fors, projektreference, incubate, someday, tjeklister

Nedenstående er kraftigt inspireret af konceptet Everbook, beskrevet i denne video. Alle mine papirer er løsblade, og hver ”mappe” består af et A4 ark der er foldet på midten, med titlen øverst til venstre, skrevet langs ryggen. Uden om mapperne har jeg et stykke søkort, der i størrelsen svarer til ca to A4 sider i længden. Når jeg åbner ”bogen”, er der en højre og en venstre sektion med mapper.

De er opdelt i følgende:

Venstre side

Tjeklister

Areas of Focus & Responsibility

Reference

Incubate

Someday

Højre side

Inbox

Next Actions

Waiting

Agendas

Projects

Blanks

Mapper & Lister

Mange af mine mapper er nummererede på forsiden, som det ses med mine Next Actions. Hver liste har nummeret skrevet øverst til højre. Det gør det nemt at finde det jeg leder efter.

Derudover har jeg arkivskabe med hængemapper på arbejdet samt hjemmekontoret: En skuffe til referencemateriale, en til projektsupport og en til tickler file, og en fysisk indbakke på skrivebordet hjemme samt på arbejdet.

Indsamling

Jeg har primært to kanaler til indsamling. Min notesblok i læderomslag samt Braintoss, som jeg bruger hvis jeg kører bil og ikke har hænderne fri. Den sender alt til min arbejdsmail.

Definering af arbejdet

Hver morgen tømmer jeg min tickler file og alle løse papirer og noter til min fysiske indbakke og afklarer dem. Dernæst får jeg afklaret alle mails i mine digitale indbakker. Jeg har en @Action mappe i min mail, hvor alt hvad der tager mere end 2 minutter at bearbejde bliver smidt over i, og det er den første jeg får afklaret efter indbakken. Jeg har også en daglig tjekliste, der består af punkter jeg gør i starten og slutningen af en arbejdsdag.

Planlagt arbejde

Jeg starter dagen med at gennemse min kalender for aftaler, og laver ofte en alarm på mit ur hvis der er møder i løbet af dagen. Jeg har det med at glemme tid og sted når jeg fordyber mig. Det gør sig især gældende de dage jeg arbejder hjemmefra.

Næste handlinger

Når jeg har et overblik over dagens hårde landskab, og mine indbakker er tomme, kigger jeg relevante next action lister igennem og smøger ærmerne op. Mine next action lister består af en margin til højre og en titel samt nummer. Hver næste handling starter med en bindestreg. I marginen til højre skriver jeg nogle gange et estimeret tidsforbrug på opgaven. Jeg er oftest for optimistisk med vurderingen, men det giver alligevel en ide om hvad jeg skal angribe. Når opgaven er færdig, bliver den streget over med en grøn textmarker. Så er det nemt at se hvad der mangler, og man kan også se det der er streget ud.

Projekter

Mappen med navnet Projects indeholder som det første en liste over mine aktive projekter, private og arbejdsrelaterede. Alle mine projekter er nummererede, og jeg har derfor en liste med projektnumre jeg streger ud efterhånden som jeg opretter projekter. Så er det nemt at se hvilket nummer jeg er kommet til. Samme numre går igen i resten af mit system, hvis der findes referencemateriale på papir, i mails eller på mit drev i skyen. Efter siden med projektnumre kommer mit projektreferencemateriale, som oftest består af et enkelt stykke A5 papir. Jeg bruger A5 med 5mm dot mønster og printer dem selv.

Tips & Tricks

Overstregning af bindestreg på projektoversigter

Jeg streger bindestregen over på de næste handlinger der er overført til mine næste handling lister. Hermed er det nemt at få et overblik om mit projekt har en aktiv næste handling.

Nummerering af projekter

Når jeg nummererer mine projekter, giver jeg dem et utvetydigt ID, og jeg kan andre steder nøjes med at referere til nummeret i stedet for at skrive hele titlen. Papirerne med projektreference ligger i nummerorden, så det er nemt at finde det projekt man leder efter. Derudover synes jeg det er sjovt at have løbenumre på, idet jeg har en form for kilometertæller på mit system. Det giver mig en følelse af fremdrift i det daglige.

Styrken ved papir – Weekly Review

Når jeg har min Ugentlig Gennemgang, har jeg med et løsbladssystem mulighed for at lægge alle mine næste handling-lister/waiting for op så alt er synligt. Ved gennemgang af mine projekter er det nemt at tjekke at næste handlinger er opdateret på de rette lister. Jeg finder stor tilfredsstillelse i at systemet er så fleksibelt idet jeg kan folde det ud i det niveau der giver overblik i situationen. Derudover er der en helt naturlig fremgang i min ugentlige gennemgang, idet jeg skal alle papirerne igennem, og der er dermed en naturlig afslutning. Det skal tilføjes at circa halvdelen af min ugentlige gennemgang foregår digitalt, om ikke andet er det rart at der er en naturlig afslutning.

Monthly Review – Areas of Focus & Responsibility

Sidst på måneden kigger jeg mine ansvarsområder igennem. De består af fem mindmaps, der er printet i A4 eller A3 afhængigt af mængden af indhold. Jeg kigger alle punkter igennem, og mærker efter om der er ting der trigger et open loop.

  • Privat
    Dette mind map omhandler arbejdet med mig selv, såsom helbred, hobbies, skills og personlig udvikling
  • Arbejde
    Dette mindmap beskriver mine ansvarsområder på arbejdet og er en form for stillingbetegnelse
  • Relationer
    Et mindmap med de mennesker jeg omgås jævnligt, og som jeg ønsker at vedligeholde relationen til
  • Huset
    Et mindmap over vores hus’ bestanddele, lige fra vægge og lofter, rum, tekniske installationer til udbygninger, have og træer
  • Indbo
    Et mindmap over ting, møbler og transportmidler

CC mails

Jeg har fundet det nyttigt at oprette en CC mails mappe, hvor alle de mails jeg er cc på bliver smidt over. Det er som regel FYI’s og jeg kan dermed læse dem når jeg føler for det, og de fylder ikke i min indbakke.

Action Required/FYI/EOM

Hvis jeg gerne vil rykke lidt mere for en mail end normalt, sætter jeg ”Action Required” foran emnet. Så svarer folk som regel hurtigere, på den anden side bruger jeg ”FYI” foran emnet, hvis det bare er information. Hvis mit svar er kort og kan være i emnefeltet, kan jeg finde på at skrive EOM (End Of Message) i slutningen af emnefeltet efter svaret, uden at skrive en brødtekst. Så behøver modtageren ikke at åbne mailen for at læse den.

Stik fingrene i bolledejen

Gennem mit forløb med et papirbaseret system, har jeg tvunget mig selv til at få processen ind under huden, idet der ikke er nogen form for automatisering, alt skal bygges op fra bunden. Processen med at bygge selv har givet en uvurderlig erfaring, jeg har ejet mit system fra dag et, og hvis noget viste sig ikke at virke, vidste jeg hvem jeg skulle gå til for at få det ændret. Processen med trial & error har givet mig meget mere lyst til at fejle, forstået på den måde, at det er her der ligger en læring gemt. Jeg er blevet mere nysgerrig på at teste alle mulige ideer af, for at se hvad der gemmer sig af guld på bunden af min underbevidsthed.

Kravl før du går

Hver en lille del af processen har været en fysisk handling i sig selv, og elementerne er derfor blevet indøvet i min muskelhukommelse. Man kan vel sammenligne det lidt med alle de andre ting man har lært gennem livet, man starter med at lære at regne i hånden, og først senere får man lov til at bruge en lommeregner. Man lærer at stave, og først senere gør man brug af stavekontrol. Hvis man træner vægtløftning starter man også med at få styr på teknikken inden man øger vægten. Det er vel nærmest en naturlov inden for sund fornuft.

Giv dit fundament tid til at hærde, inden du sætter det til at bære et højhus

Når man begynder med GTD er der mange delelementer at holde styr på i sig selv. En af de største udfordringer var i starten for mig at holde kanterne skarpe, at vide hvor og hvordan inputs skal behandles. Det kræver en del mental energi, indtil hjernen har vænnet sig til at arbejde på denne måde, der i starten virker akavet.

Med et papirbaseret system tager mange af delene lidt mere tid, men når man er ny er det kun en fordel at det ikke går hurtigere end at ens hjerne kan følge med, og der er ikke alle mulige automatiseringer man også skal forholde sig til. Der er fokus på teknikken.

En træghed kommer snigende

Her godt og vel et års tid inde i min praksis er jeg ved at have styr på teknikken og processen. Efterhånden som flowet begynder at være en naturlig del af min hverdag, kan jeg lige så stille mærke at jeg er ved at nå en grænse mht hvor effektiv jeg kan være. Uanset hvilket system man benytter, vil der altid være et eller flere elementer der definerer hvor hurtigt og effektivt man kan administrere sine forpligtelser. Efterhånden som jeg er blevet mere effektiv i processen, begynder der nu at afdække sig elementer i det papirbaserede system der hæmmer mig.

Jeg føler nu at jeg bruger (for) lang tid på at renskrive mine lister. Specielt min waiting-liste har et højt flow. For at min waiting-liste ikke skulle blive for fragmenteret, blev jeg nødt til at have en “daglig” waiting liste, hvor jeg skrev alle dagens nye punkter på. Så kunne jeg strege ud på den liste, hvis der i løbet af dagen kom svar tilbage. Alle de punkter der ikke blev afklaret på dagen, skulle jeg så flytte over på den “rigtige” waiting-liste.

Et andet sted der pludselig fik min opmærksomhed var mine projektlister. Jeg arbejder med tre lister; en aktiv, en incubate og en someday. Incubate er projekter jeg har besluttet at udføre, men som enten venter på ressourcer eller er sat på pause. Someday er projekter jeg endnu ikke har besluttet mig for at gøre noget ved.

Jeg bemærkede at jeg tit havde brug for at flytte projekter frem og tilbage mellem incubate og aktiv, og det begyndte hurtigt at blive nogle rodede lister, hvor projekterne ikke længere stod i nummerorden, og andre var streget over fordi de var blevet flyttet. Det var egentlig ikke fordi det var så svært at finde det jeg ledte efter. Det irriterede mig bare, at listen var fragmenteret. Jeg var også et af de børn der sorterede mine tusser efter regnbuens farver, for så var der ro på. Farverne blev grimme når de lå rodet. Jeg har det lidt på samme måde med tal. Der skal være orden i sagerne.

Men selvom det begyndte at gå mig en smule på, virkede systemet. Der blev fulgt rettidigt op på udestpåender, og ingen tabte bolde fra min side af.

Men så en dag faldt jeg over produktivitetsapp’enes svar på Alice i Eventyrland…

En anden virkelighed?

Det var egentlig ikke fordi jeg bevidst satte mig for at nu var det slut med papir. Jeg brugte Omnifocus før jeg gik over til papir, men havde kun brugt iOS versionen på min tlf og iPad. Selvom appen kan mange ting, følte jeg mig stadig bundet af måden udviklerne havde tænkt systemet på. Bl.a. kunne jeg ikke lide at en handling ikke kunne stå alene, men blev smidt i et misc. projekt.

På papiret havde jeg fuld kontrol og fuld frihed. Alle de apps jeg hidtil havde snust lidt til var meget låste i deres setup, og jeg følte at jeg skulle krænge min sjæl ned i en form der ikke passede, og dermed skabe en (lille men afgørende) irritation. Hvis jeg en dag skulle finde en digital løsning, skulle den give mig frihed til at skabe mit eget system, og tilgængelig på tværs af platforme. Der skulle ikke være nogen grænser for hvordan jeg skulle sætte mit system op.

Den erkendelse er kun blevet mere klar for mig efter min erfaring med papir. Her sidder du også med det hele selv. Der er ikke nogen softwareudvikler der har “tænkt” for dig, du skaber dit eget system fra bunden, finder ud af hvad der virker og ikke virker, retter til og tester. En iterativ proces, der efterhånden får slebet kanterne. Det handler i høj grad om at mærke efter hvad der hæmmer en, hele tiden have en fornemmelse for hvor den laveste fællesnævner i systemet befinder sig. I starten er den laveste fællesnævner en selv, men efterhånden som man bliver bedre end systemet man har sat op, begynder man at kunne se hullerne i osten.

Jeg hørte tilfældigt en podcast-samtale mellem David Allen og Tiago Forte hvor de snakkede om Second Brain, og syntes det lød ret interessant. Og derfra var der ikke mange klik før jeg blev bekendt med tilstedeværelsen af en app ved navn Notion. Der gik heller ikke mange youtube vidoer før jeg havde en fornemmelse af, at Notion måske kunne opfylde mine ønsker mht frihed og tilgængelighed.

For dem der ikke ved hvad Notion går ud på, kan det godt være lidt svært at forklare, hvorfor det adskiller sig markant fra andre produktivitetsapps. Notion er en blanding af mange ting, en schweizerkniv mht organisering af ideer og tanker. Men hovedtanken er, at du selv skaber strukturen. Notion er som et blankt stykke papir du kan tegne på. Men hvor et stykke papir er så godt som todimensionelt, har Notion alle de dimensioner du har brug for.

Med et blev mit lille kaninhul til en altædende malstrøm af tanker og ideer, og jeg har nu taget springet og har gennem de seneste uger været i gang med at migrere til Notion.

Konklusion

Min erfaring med et papirbaseret system har givet mig en afgørende fornemmelse for hvad jeg gerne vil have, og det har derfor været ukompliceret at sætte op. Papiret har givet mig et solidt fundament at bygge videre på.

Jeg kan kun anbefale at man som ny GTD’er starter ud med papir. Få styr på processen, sid med det i hænderne. Og fortsæt gerne lidt længere end du tror du har brug for.

Som Tina Dickow så smukt synger i Count to Ten:

Sometimes the fastest way to get there is to go slow

And sometimes if you wanna hold on, you got to let go

 

Denne artikel findes i kategorien “Artikler fra GTD’ere” – artikler skrevet af danske GTD-entusiaster, hvor de deler tanker om deres eget system og praksis. Disse artikler kan derfor indeholde elementer, som ikke nødvendigvis reflekterer best practices fra GTD, men deles for at inspirere andre GTD’ere til at forbedre deres egne systemer og praksis.


Vi bruger cookies for at gøre din brugeroplevelse så relevant som muligt. Læs mere i Privatlivspolitik & Om cookies.